Um pedido chega por mensagem, alguém copia os dados para uma planilha, outra pessoa encaminha para aprovação e, no fim do mês, as mesmas informações precisam ser reunidas novamente para gerar um relatório.
Esse tipo de rotina ajuda a entender o que está por trás da automação de processos.
Automatizar não significa simplesmente substituir uma planilha por um software. Antes da tecnologia, é preciso entender quais informações entram no processo, quem toma decisões, quais etapas se repetem e onde estão os gargalos.
É justamente nesse encontro entre problema, lógica e solução digital que conhecimentos desenvolvidos em uma graduação como Análise e Desenvolvimento de Sistemas podem ser aplicados.
Resumo rápido
-
Automação de processos busca organizar tarefas que seguem regras e etapas repetitivas.
-
Antes de automatizar, é importante compreender como o processo funciona.
-
Nem toda tarefa manual precisa virar um sistema próprio.
-
Análise de requisitos ajuda a transformar uma necessidade de negócio em uma solução tecnológica.
-
Desenvolvimento, implantação e manutenção também fazem parte do ciclo de um sistema.
-
A Graduação em Análise e Desenvolvimento de Sistemas oferece uma base superior voltada à criação e evolução de soluções digitais.
O que é automação de processos na prática?
Automação de processos acontece quando uma tecnologia passa a executar ou organizar etapas que antes dependiam de ações manuais repetitivas.
Um exemplo simples é o cadastro de uma solicitação.
Em um fluxo totalmente manual, alguém pode receber as informações por e-mail, copiar para uma planilha, avisar o responsável e depois atualizar o status em outro lugar.
Em um processo automatizado, um formulário pode registrar os dados em uma base, encaminhar a solicitação para a pessoa responsável e atualizar seu andamento conforme as etapas são concluídas.
A diferença não está apenas em “fazer mais rápido”.
Existe também uma mudança na forma como as informações circulam e são registradas.
A Estratégia Brasileira para a Transformação Digital inclui a digitalização de processos produtivos entre os elementos importantes da transformação digital. Isso reforça que tecnologia e organização de processos estão cada vez mais relacionadas.
Por que automatizar não deveria começar pela ferramenta?
Imagine uma empresa em que três setores registram o mesmo cliente de maneiras diferentes.
Comprar um software novo pode digitalizar essa rotina, mas não necessariamente resolver a inconsistência.
Primeiro seria necessário definir:
-
qual informação precisa ser registrada;
-
onde ficará o cadastro principal;
-
quem pode alterar os dados;
-
em que momento uma informação deve ser atualizada;
-
quais setores precisam acessar esse registro;
-
quais exceções podem acontecer.
Só depois dessas respostas é possível avaliar qual solução tecnológica atende melhor à necessidade.
A própria Escola Nacional de Administração Pública aborda mapeamento de processos e design de automação como partes relacionadas da transformação digital. A lógica é importante: antes de desenhar uma automação, é necessário compreender o processo que será transformado.
Por isso, automatizar uma rotina confusa pode apenas transferir a confusão para um sistema.
Onde a análise de requisitos entra na automação?
Uma área solicita um novo sistema e diz:
“Precisamos automatizar isso.”
Para transformar esse pedido em solução, ainda faltam muitas informações.
O profissional precisa compreender qual problema está sendo enfrentado, quem utilizará o sistema, quais dados serão necessários e o que deve acontecer em cada situação.
Esse levantamento faz parte da análise de requisitos.
A página oficial da Graduação em Análise e Desenvolvimento de Sistemas da Faculdade Grau apresenta a análise de requisitos de software entre as atividades relacionadas à formação do profissional, ao lado de desenvolvimento, implantação e manutenção de sistemas.
Na prática, requisitos podem responder perguntas como:
-
Quem poderá criar uma solicitação?
-
Quem precisa aprová-la?
-
Quais campos são obrigatórios?
-
O que acontece quando uma etapa é recusada?
-
Quais informações precisam aparecer em um relatório?
-
Quem poderá consultar determinado dado?
Sem essas definições, programar pode significar construir corretamente a solução para o problema errado.
Como um processo manual pode virar uma solução digital?
Pense em uma empresa que precisa controlar pedidos internos de compra.
Hoje, cada setor envia uma mensagem com o que precisa. Depois, alguém transfere os dados para uma planilha e encaminha a solicitação para aprovação.
Uma solução digital poderia organizar esse fluxo em etapas:
-
o colaborador registra a solicitação;
-
os dados ficam armazenados em uma base;
-
a demanda segue para o responsável pela aprovação;
-
o status é atualizado;
-
as pessoas autorizadas conseguem acompanhar o andamento;
-
os registros podem alimentar relatórios posteriormente.
Mas cada uma dessas etapas exige decisões.
Quais informações devem ser armazenadas? Há diferentes níveis de aprovação? É possível alterar um pedido depois de enviado? Por quanto tempo os dados precisam permanecer registrados?
É por isso que automação envolve mais do que escrever código.
Ela reúne entendimento do problema, regras de negócio, dados, desenvolvimento e testes.
O que banco de dados tem a ver com automação de processos?
Grande parte dos sistemas precisa armazenar informações.
Clientes, pedidos, produtos, usuários, históricos e movimentações são exemplos comuns.
Quando esses dados são organizados adequadamente, diferentes partes do sistema conseguem consultar e atualizar informações de maneira estruturada.
Imagine um estoque.
Se cada pessoa mantém uma planilha própria, podem surgir versões diferentes sobre a quantidade disponível.
Em um sistema centralizado, entradas e saídas podem atualizar uma mesma base de dados, respeitando as regras definidas para aquela operação.
Isso não significa que todo processo precise de uma estrutura complexa.
O importante é compreender quais informações precisam existir, como se relacionam e quem poderá utilizá-las.
Esse tipo de raciocínio faz parte da construção de sistemas e se conecta diretamente a situações de automação.
Automatizar sempre significa desenvolver um sistema do zero?
Não.
Em alguns casos, um sistema já existente pode resolver a necessidade.
Plataformas de gestão, ferramentas de atendimento e soluções de automação já oferecem recursos prontos para diferentes tipos de processo.
O desenvolvimento próprio tende a fazer mais sentido quando existem necessidades específicas que não são atendidas adequadamente pelas alternativas disponíveis.
Por isso, uma pessoa que trabalha com sistemas também precisa saber analisar antes de desenvolver.
As perguntas podem incluir:
-
já existe uma ferramenta capaz de atender à necessidade?
-
seria necessário integrar sistemas existentes?
-
a rotina precisa realmente de uma aplicação própria?
-
o processo está estável o suficiente para ser automatizado?
-
o custo e a complexidade da solução fazem sentido para o problema?
Em algumas situações, simplificar o processo pode ser mais importante do que criar um software novo.
Essa capacidade de avaliar alternativas também faz parte de uma visão mais madura sobre tecnologia.
Qual é a relação entre ADS e automação de processos?
A Graduação em Análise e Desenvolvimento de Sistemas não forma exclusivamente profissionais de automação.
Seu campo é mais amplo.
O curso de Análise e Desenvolvimento de Sistemas da Faculdade Grau é uma graduação superior tecnológica voltada ao desenvolvimento de software, passando pela análise de requisitos, desenvolvimento, implantação e manutenção de sistemas. Atualmente, a página oficial informa 2.350 horas, duração de 2 anos e 6 meses, certificação de tecnólogo e modalidade EAD.
Esses conhecimentos podem ser aplicados em projetos de automação porque esse tipo de solução frequentemente exige compreender necessidades, criar sistemas, trabalhar com dados e acompanhar o funcionamento da aplicação depois da implantação.
Por exemplo, um profissional de ADS pode participar da criação de:
-
sistemas internos;
-
aplicações para cadastro e consulta;
-
fluxos digitais de solicitações;
-
integrações entre sistemas;
-
ferramentas de acompanhamento;
-
soluções que organizem informações utilizadas por diferentes áreas.
O ponto central é que ADS desenvolve base para criar soluções digitais, e automação de processos é um dos contextos em que essa base pode ser utilizada.
O que acontece depois que o sistema é implantado?
Um projeto não termina quando a aplicação começa a funcionar.
Depois da implantação surgem situações que só aparecem no uso real.
Usuários podem encontrar dificuldades. Uma regra pode precisar ser ajustada. O volume de dados pode aumentar. Novas necessidades podem surgir.
Por isso, manutenção também faz parte do ciclo de um sistema.
Um fluxo automatizado criado para uma equipe pequena pode precisar de novas permissões quando a empresa cresce. Um relatório pode ganhar novos indicadores. Uma integração pode precisar ser alterada quando outro sistema muda.
A própria formação em ADS da Faculdade Grau inclui implantação e manutenção de software entre suas áreas de atuação.
Isso ajuda a entender uma característica importante do trabalho com tecnologia: soluções digitais precisam evoluir junto com as necessidades que procuram resolver.
Como saber se ADS combina com quem gosta de resolver problemas de processos?
Uma pessoa não precisa olhar para uma rotina manual e imediatamente saber programar uma solução.
A graduação existe justamente para desenvolver conhecimentos necessários ao longo da formação.
Mas alguns interesses podem indicar afinidade com a área.
Você gosta de entender por que um processo não funciona?
Tem curiosidade sobre como sistemas são construídos?
Gosta de organizar informações e identificar padrões?
Tem interesse por lógica e resolução de problemas?
Consegue imaginar maneiras diferentes de realizar a mesma tarefa?
Essas características podem combinar com uma formação voltada à análise e desenvolvimento de sistemas.
Quem quiser compreender outros caminhos profissionais da área também pode ler o conteúdo sobre como a graduação em ADS prepara para diferentes atividades em tecnologia.
Antes do código existe um problema para entender
A automação de processos mostra bem por que trabalhar com sistemas não significa apenas programar.
Antes do código, existe uma rotina. Dentro dela existem pessoas, informações, regras, decisões e exceções.
Compreender tudo isso é uma etapa importante para transformar uma necessidade operacional em uma solução digital que realmente faça sentido.
Para quem quer desenvolver uma formação superior voltada à análise, desenvolvimento, implantação e manutenção de sistemas, vale conhecer a Graduação em Análise e Desenvolvimento de Sistemas da Faculdade Grau e conferir a estrutura atual do curso.
